دانش فرکام
چطور برای طراحی سایت RFP بنویسیم؟
پیش از گرفتن قیمت برای طراحی سایت، باید روشن کنید سایت قرار است چه مسئلهای را حل کند. یک RFP دقیق کمک میکند مجریان دربارهٔ دامنهٔ یکسانی پیشنهاد بدهند و مقایسهٔ زمان، هزینه و خروجیها امکانپذیر شود.
RFP و پروپوزال چه تفاوتی دارند؟
RFP یا درخواست پیشنهاد را کارفرما برای توضیح نیاز پروژه تهیه میکند. پروپوزال، پاسخ پیشنهادی مجری به آن نیاز است و میتواند شامل راهکار، دامنهٔ اجرا، زمان و هزینه باشد. در گفتوگوی روزمره گاهی این دو نام بهجای هم استفاده میشوند؛ اما روشنکردن نقش هر سند، از ابهام در شروع همکاری کم میکند.
هدف را با یک مسئلهٔ واقعی توضیح دهید
بهجای «یک سایت حرفهای میخواهیم»، بنویسید مشتریان امروز چگونه با شما آشنا میشوند و کدام بخش تجربهٔ آنها مشکل دارد. مثلاً محصولات فنی بهخوبی معرفی نمیشوند، درخواستها اطلاعات کافی ندارند یا تیم فروش مجبور است پاسخهای تکراری بدهد. سپس خروجی مورد انتظار را مشخص کنید: پیدا کردن محصول مناسب، ارسال درخواست کامل یا خرید آنلاین.
ساختار نمونهٔ درخواست پیشنهاد
این سرفصلها را متناسب با پروژه تکمیل کنید. لازم نیست پاسخ همهٔ پرسشهای فنی را بدانید؛ موارد نامشخص را هم بهعنوان موضوع بررسی ذکر کنید.
- معرفی مجموعه، مخاطبان و خدمات یا محصولات اصلی
- هدف پروژه و مسئلههای سایت فعلی
- صفحات، زبانها و امکانات ضروری نسخهٔ اول
- نقشهای کاربران و مسئولیت مدیریت محتوا
- سامانههایی که باید به سایت متصل شوند
- محتوا، تصاویر و دادههای قابل انتقال
- محدودیت زمانی، بودجه و اولویتهای اجرا
- معیار تحویل، آموزش، مستندات و پشتیبانی
نیاز ضروری را از ترجیح جدا کنید
امکانات را به سه گروه ضروری برای شروع، قابل اضافهشدن در ادامه و ترجیحی تقسیم کنید. برای هر نیاز ضروری یک مثال کوتاه بنویسید؛ مثلاً «کارشناس فروش بتواند درخواستها را بر اساس وضعیت پیگیری کند». این کار از تبدیل سند به فهرستی مبهم از نام فناوریها جلوگیری میکند و به مجری امکان میدهد راهکار مناسبتری پیشنهاد کند.
مهاجرت و تحویل را فراموش نکنید
اگر سایت فعال دارید، صفحات دارای ورودی، آدرسهای قدیمی، فایلها و محتوای قابل انتقال را در سند ذکر کنید. مشخص کنید چه کسی متنها را تأیید میکند، دسترسیها چگونه تحویل داده میشوند و چه آزمونهایی شرط پذیرش هستند. فرم تماس، نمایش موبایل، نقشهای کاربران و ریدایرکتهای صفحات مهم باید در برنامهٔ تحویل دیده شوند.
پیشنهادها را چطور مقایسه کنیم؟
قیمت نهایی را کنار دامنهٔ تعهد بخوانید. دو پیشنهاد ممکن است تعداد صفحه، میزان طراحی اختصاصی، ورود محتوا یا دورهٔ پشتیبانی یکسانی نداشته باشند. از هر مجری بخواهید فرضها، موارد خارج از تعهد، مسئولیت کارفرما و هزینهٔ تغییرات را مشخص کند. پیشنهادی قابل مقایسه است که معلوم باشد در پایان چه چیزی تحویل میگیرید.